Säännöt ja tietoturva

Kurikka tennis-club ry:n toimintasäännöt

1§

Yhdistyksen nimi on Kurikka Tennis Club ry. Yhdistyksen kotipaikka on Kurikan kaupunki, Etelä-Pohjanmaan maakunnassa. Yhdistyksen toiminta-alue on Kurikka lähiympäristöineen. Yhdistys on perustettu marraskuun 18. päivänä 1992 ja siitä käytetään näissä säännöissä nimitystä seura.

Seuran kieli on suomi.

2§

Seuran tarkoituksen on edistää liikuntaharrastusta seuran toiminta-alueella siten, että mahdollisimman moni seuran jäsen harrastaisi kunto-, kilpa- tai huippu-urheilua edellytystensä ja tarpeidensa mukaisesti.

3§

Tarkoitustaan seura toteuttaa:

1. Tarjoamalla jäsenilleen: 

• kilpailutoimintaa
• koulutustoimintaa
• valmennus- ja harjoitustoimintaa
• nuorisotoimintaa
• tiedotus- ja suhdetoimintaa
• valistus- ja kasvatustoimintaa
• kuntoliikuntaa sekä
• muuta samantapaista toimintaa tavoitteenaan kasvattaa yhteiskunnalle ruumiillisesti ja henkisesti vireitä ja hyödyllisiä kansalaisia. 

2. Kiinnittämällä ehdotusten, anomusten ja aloitteiden kautta toiminta-alueensa viranomaisten ja muiden yhteisöjen huomiota sekä pyrkimällä omatoimisesti liikunnan kehittämiseen ja sille tarpeellisten harjoituspaikkojen ja –välineiden hankkimiseen ja hoitamiseen. 

3. Harjoittamalla julkaisutoimintaa. 

4. Ottamalla vastaan lahjoituksia ja testamentteja sekä omistamalla toimintaansa varten tarpeellisia kiinteistöjä.  

Tarvittaessa seura hankkii toimintaansa varten asianmukaisen luvan.

4§

Seura on Suomen Tennisliitto ry:n jäsen.

Seura voi liittyä jäseneksi tarpeellisiksi katsomiinsa tennistä tai muuta liikuntaa ja urheilua edistäviin järjestöihin. Liittymisestä päättää seuran hallitus.

5§

Seuran jäseneksi voi hallitus hyväksyä henkilön, joka sitoutuu noudattamaan seuran ja tennisliiton sääntöjä ja päätöksiä. 

Juniorijäseniä ovat ne, jotka eivät ennen tilivuoden 1. päivää ole täyttäneet 18 v., ja jotka suorittavat juniorijäsenmaksun.

Kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä seuran kokouksen päätöksellä kutsua henkilö, joka on erittäin huomattavasti edistänyt seuran toimintaa. Kunniajäsenen arvo on elinikäinen.

Kunniapuheenjohtajaksi voidaan seuran kokouksen päätöksellä kutsua seuran puheenjohtajana ansiokkaasti toiminut henkilö. Kunniapuheenjohtajan arvo on elinikäinen. 

Kannattavaksi henkilöjäseneksi voi seuran hallitus hyväksyä yksityisen henkilön ja kannattavaksi yhteisöjäseneksi oikeuskelpoisen yhteisön, joka tukee seuran toimintaa suorittamalla vuotuisen tai kertakaikkisen kannattajajäsenmaksun . 

Kannattavalla yhteisöjäsenellä on puhe- mutta ei äänioikeutta seuran kokouksissa. 

Seura pitää yhdistyslain edellyttämää jäsenluetteloa.

6§

Jäsenen, joka haluaa erota seurasta, täytyy tehdä se kirjallisena ilmoituksena tai sähköpostilla seuran toimihenkilölle, hallitukselle tai puheenjohtajalle. Ero katsotaan tapahtuneeksi heti, kun ilmoitus on tehty, mutta eroava on velvollinen suorittamaan maksunsa sekä muut näiden sääntöjen edellyttämät velvoitteet kuluvan kalenterivuoden
loppuun asti.

7§

Hallitus voi erottaa seurasta jäsenen, joka 

• laiminlyö jäsenmaksunsa suorittamisen
• toimii seuran sääntöjen vastaisesti
• rikkoo lakeja tai esiintyy urheiluhengenvastaisesti
• toimii seuran ja Tennisliiton sääntöjen tai tarkoitusperien vastaisesti

Erotetulla on oikeus vedota seuran seuraavaan kokoukseen. Vetoomus on annettava tiedoksi kirjallisesti seuran hallitukselle 14 päivän kuluessa kirjallisen erottamispäätöksen postituspäivästä, tätä päivää lukuun ottamatta. Hallituksen on kutsuttava koolle seuran kokous vähintään 30 päivän kuluessa vetoomuksen saatuaan. Ellei vetoomusta esitetä edellä mainitussa järjestyksessä, erottamispäätös tulee voimaan heti määräajan päätyttyä, mutta muussa tapauksessa katsotaan jäsen seurasta erotetuksi vasta sitten, kun seuran kokous on erottamispäätöksen vahvistanut.

Erotetulla ei ole oikeutta vaatia takaisin seuralle suorittamiaan maksuja.

8§

Jäseniltä kannettavien liittymis- ja jäsenmaksujen sekä kannattajajäsenmaksujen suuruudesta päättää seuran syyskokous vuosittain. 

Hallituksella on oikeus vapauttaa jäsen jäsenmaksujen suorittamisesta sekä nimetä jäsen ainaisjäseneksi. 

Kunniapuheenjohtaja, kunniajäsen ja ainaisjäsen ovat vapaita jäsenmaksuvelvollisuuksista. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.

9§

Seura pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta, joista kevätkokous pidetään maalishuhtikuussa ja syyskokous loka-marraskuussa. Kokouksen paikan ja tarkemman ajan määrää hallitus. 

Kutsu varsinaiseen ja ylimääräiseen seuran kokoukseen on julkaistava vähintään 8 päivää ennen kokousta hallin ilmoitustaululla, seuran nettisivuilla tai vastaavassa seuran virallisella sähköisellä ilmoitustaululla.  

10§

Kevätkokouksessa käsitellään 

1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokoukselle  puheenjohtaja sihteeri kaksi pöytäkirjan tarkistajaa ja ääntenlaskijat
3. todetaan läsnäolijat ja äänioikeutetut jäsenet
4. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
5. Esitetään vahvistettavaksi hallituksen laatima vuosi- ja tilikertomus ja esitetään tilintarkastajien antama lausunto sekä päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta
6. Päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä asianomaisille
7. Käsitellään hallituksen esittämät tai jäsenten 11 §:n mukaisesti vireille panemat muut asiat
8. Kokouksen päättäminen 

Syyskokouksessa käsitellään 

1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokoukselle  puheenjohtaja sihteeri kaksi pöytäkirjan tarkistajaa ja ääntenlaskijat
3. Todetaan läsnäolijat ja äänioikeutetut jäsenet
4. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
5. Päätetään, mitkä urheilumuodot ovat seuran ohjelmassa tulevana toimikautena
6. Vahvistetaan tulevaksi toimikaudeksi toimintasuunnitelma talousarvio sekä yleissuunnitelma seuraavien vuosien toimintaa varten
7. Valitaan seuraavaksi toimintavuodeksi täysi-ikäisten jäsenten keskuudesta hallituksen puheenjohtaja, jota myös kutsutaan seuran puheenjohtajaksi
8. Valitaan seuraavaksi toimintavuodeksi täysi-ikäisten jäsenten keskuudesta hallituksen 4-6 jäsentä
9. Valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja sekä tarvittaessa toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja.
10. Valitaan kilpailulautakunta, johon kuuluu 4-6 jäsentä, joista 1 on hallituksen keskuudestaan valitsema henkilö
11. Vahvistetaan liittymis-, jäsen- ja kannattajajäsenmaksujen suuruus
12. Käsitellään hallituksen esittämät tai jäsenten 11 §:n mukaisesti vireille panemat asiat
13. Kokouksen päättäminen

11 §

Seuran ylimääräinen kokous pidetään silloin, kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai kun vähintään yksi kymmenesosa seuran jäsenistä on jonkun määrätyn asian takia tehnyt siitä hallitukselle kirjallisen esityksen. Ylimääräisen kokouksen kutsussa on mainittava asia, jonka vuoksi kokous on koolle kutsuttu. 

Ylimääräinen kokous on pidettävä vähintään kahden kuukauden kuluessa siitä, kun jäsenet ovat tehneet siitä edellä mainitulla tavalla esityksen. 

Asioista, joita seuran jäsenet haluavat kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on tehtävä hallitukselle kirjallinen esitys viimeistään 20 päivää ennen kokousta.

12 §

Seuran ja sen hallituksen kokouksissa on pidettävä pöytäkirjaa. Seuran kokousten pöytäkirjat on kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitettava sekä valittujen tarkastajien tarkastettava.

13 §

Kokouksessa ratkaistaan asiat yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, mikäli jonkin asian ratkaisemisesta ei näissä säännöissä toisin säädetä. Henkilövaaleissa äänten mennessä tasan vaali ratkaistaan arvalla, muissa asioissa se mielipide voittaa, johon kokouksen puheenjohtaja on yhtynyt. Kaikissa kokouksissa suoritetaan vaadittaessa äänestys suljettuja lippuja käyttämällä. 

Jokaisella liittymismaksunsa ja kokoukseen mennessä jäsenmaksunsa maksaneella viisitoista vuotta täyttäneellä jäsenellä, kannattavia yhteisöjäseniä lukuunottamatta, on yksi ääni. Valtakirjalla ei saa äänestää.

14 §

Seuran toimintaa johtaa ja sen taloudenhoidosta sekä omaisuudesta huolehtii ja vastaa sekä seuraa edustaa syyskokouksen valitsema hallitus. 

Hallitukseen kuuluu yhdeksi toimintavuodeksi valittu puheenjohtaja ja 4-6 jäsentä. Hallitus valitsee täysi-ikäisten jäsentensä keskuudesta varapuheenjohtajan sekä lisäksi sihteerin, tarvittaessa myös toiminnanjohtajan.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat sen tarpeelliseksi tai kun puolet hallituksen jäsenistä kirjallisesti sitä heiltä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja ja hänen lisäkseen vähintään puolet sen jäsenistä on saapuvilla.

Hallituksen tehtävänä on erityisesti

1. Toimia seuran ylimpänä toimeenpanevana ja valvovana elimenä niin, että seuran tarkoituksen ja tavoitteiden mukaiset toiminnat toteutetaan suunnitelmien mukaisesti. 
2. Olla vastuussa seuran toiminnasta lakien ja asetusten mukaisesti. 
3. Suunnitella ja kehittää seuran kokonaistoimintaa sekä johtaa seuran toimintaa seuran tarkoitusten ja tavoitteiden mukaisesti. 
4. Vahvistaa tehtävänjaon keskuudessaan sekä valita tarvittavat jaokset ja työryhmät suorittamaan niille määrättyjä hallitukselle vastuullisia tehtäviä. 
5. Vastata seuran ulkopuolelle suuntautuvasta toiminnasta. 
6. Vastata Suomen Tennisliiton sääntöjen ja ohjeiden seuralle asettamista velvoitteista. 
7. Vastata seuran kokousten antamista velvoitteista. 
8. Pitää jäsenluetteloa. 
9. Hoitaa seuran taloutta.
10. Hoitaa seuran tiedotustoimintaa. 
11. Hyväksyä ja erottaa jäsenet. 
12. Valita tarvittaessa sekä erottaa seuran palkatut toimihenkilöt sekä sopia heidän eduistaan. 
13. Päättää seuran ansiomerkkien myöntämisestä ja muiden kunnia- ja ansiomerkkien esittämisestä. 
14. Ryhtyä kaikkiin niihin toimenpiteisiin, joita seuran etu vaatii. 
15. Luovuttaa tilit tilintarkastajalle tarkastettavaksi vähintään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.

15 §

Seuran toiminta- ja tilivuosi on kalenterivuosi.

16 §

Seuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä sihteerin tai jonkun hallituksen jäsenen tai toimihenkilön kanssa. Nimenkirjoittajien on oltava täysi-ikäisiä.

17 §

Seuran kokous voi näiden sääntöjen ja yhdistyslain puitteissa perustaa rekisteröimättömiä alaosastoja ja valita näihin tarpeelliset johto- ja toimielimet.

18 §

Näiden sääntöjen muuttamisesta päättää seuran kokous. Ollakseen pätevä, on päätöksen saatava läsnä olevien äänioikeutettujen jäsenten kolmen neljäsosan ääntenenemmistön kannatus kahdessa perättäisessä vähintään yhden kuukauden välein pidetyssä kokouksessa.

19 §

Jotta seuran purkamista koskeva päätös olisi pätevä, on se tehtävä seuran kokouksessa ja kokouksessa läsnä olevista äänioikeutetuista jäsenistä on vähintään kolmen neljäsosan kannatettava sitä kahdessa perättäisessä vähintään yhden kuukauden väliajoin pidettävässä kokouksessa. 

Kokouskutsussa on mainittava seuran purkamisesta.

20§

Jos seura on päätetty purkaa, sen varat on luovutettava johonkin toiminta-alueen liikuntakasvatusta edistävään tarkoitukseen purkamisesta päättäneen jälkimmäisen kokouksen päätöksen mukaisesti. Pesäselvitysmiehinä toimivat kokouksen valitsemat henkilöt.  

Seuran purkamisesta on ilmoitettava yhdistysrekisteriin.

21 §

Sen lisäksi, mitä näissä säännöissä on määrätty, noudatetaan voimassaolevia yhdistyslain määräyksiä. 

Kurikka Tennis-club ry:n tietoturvaseloste (“rekisteriseloste”)

Laadittu Euroopan parlamentin ja neuvoston tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti – voimaan 25.5.2018.

Rekisterinpitäjä on Kurikka Tennis-Club r.y. ja kerätyt tiedot ovat seuran puheenjohtajan, sihteerin, rahastohoitajan sekä tietosuojavastaavan tiedossa ja käytössä.

Tietosuojavastaavana toimii toistaiseksi varatuomari Heikki Kilpiä, 0500-260439, heikki.kilpiaATnetikka.fi.

Kerättävien tietojen käyttötarkoitukset:

• yhteydenpito seuran jäsenistöön (sähköpostitiedotteet, Facebook, seuran kotisivut)
• mahdolliset seurakyselyt seuran toimintojen kehittämistä varten (kyseisissä tapauksissa lomakkeen täyttäminen on aina vapaaehtoista ja lomakkeessa kysyttäviä tietoja ei arkistoida mihinkään, vaan ne hävitetään sen jälkeen tuhoamalla lomakkeet, kun kyselyn yhteenveto on tehty)
•  luokiteltujen pelaajien tulosten raportoiminen tennisliittoon

Tietoja käyttävät henkilöt: Seuran puh.joht., sihteeri, rahastonhoitaja sekä tietosuojavastaava.

Tietoja kerättäessä rekisteröidyille on toimitettu seuraavat tiedot

• tietosuojavastaavan yhteystiedot
• keräämisen tarkoitus
• tietoja käyttävien nimet
• säilytysaika
• oikeus saada selvitys omista tiedoistaan (tietosuojavastaava)
• oikeus peruuttaa suostumuksensa, jolloin tiedot poistetaan
• oikeus oikaisuun
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Kurikka Tennis-Club r.y:n rekisteröitävältä tarvitsemat tiedot (Asetuksen perusteella jokaiselta on hankittava suostumus henkilötietojen käyttöön uudelleen, vaikka ne olisivat jo seuran tiedossa):

• nimi (emme kerää lainkaan henkilötunnuksia)
• osoite (seuran jäsenmaksun perimistä varten)
• puhelinnumero (tekstiviestejä varten)
• sähköpostiosoite (seuratiedotteita varten)
• alaikäisiltä kurssilaisilta ikä
• valokuvaamiseen pyydetään aina lupa erikseen. Jos joku haluaa kieltää valokuvaamisen etukäteen, pyydämme siitä ilmoitusta henkilötietoja kerättäessä.

Rekisterien säilyttäminen ja tuhoaminen

Rekistereitä säilytetään toistaiseksi, mutta jos jäsen eroaa seurasta tai ilmoittaa, että haluaa tietonsa poistettavaksi rekisteristä, tiedot poistetaan sähköisestä rekisteristä ja tuhotaan. Sen jälkeen jäsenen yhteydenpito seuraan jää hänen oman aktiivisuutensa varaan.

Laadittu 15.4.2018, laatija varatuomari Heikki Kilpiä